Železnice & Historie
Úvodní stránka | Studie | Vývoj dopravního archivnictví v Československu, úvod

Vývoj dopravního archivnictví v Československu se zvláštním zřetelem k archivům železničním.

II. Vývoj spisové služby železničního rezortu.

Pro nedostatek místa a šíři problému je tato kapitola především shrnutím zásad obsažených v soudobých kancelářských a skartačních předpisech s důrazem na registraturní stadium života písemností. Podrobnější rozbor správní a diplomatický vyžaduje - po zúžení problematiky - samostatnou studii.

U všeobecné dvorské komory ve Vídni – prvním orgánu dozírajícím na železnice – byly spisy železniční a poštovní agendy označeny signaturou E.P. (Eisenbahn, Post), uloženy v číselné řadě signatury a evidovány protokolem a indexem. Podobně tomu bylo i u některých pozdějších institucí, ale postupně převládlo ukládání do nečleněné číselné řady.1

Při zřízení ministerstva železnic v r. 1896 byla vypracována směrnice pro jeho spisovou službu.2 Vycházela ze zmíněných zvyklostí nejvyšších státních úřadů: neexisoval spisový plán, spisy se ukládaly v numericko - chronologické řadě. Jako základní evidenční pomůcky sloužily podací protokoly, rejstříky a protokol cizích čísel. Sekce, nejvyšší organizační jednotky, členěné dále na departementy vedly ještě pomocné protokoly (skontra) a číselníky zaznamenávající oběh spisů. Protokolování nepodléhaly tisky, periodická hlášení apod. Číslo jednací tvořila kromě vlastního čísla šifra "EM" (Eisenbahnministerium). Samostatně protokolovaly, s vlastní šifrou předřazenou číslu, pomocné úřady ministerstva: tarifní a zúčtovací úřad (TAB - Tariferstellungs- und Abrechnunsbureau) a stavební ředitelství Vídeňské městské dráhy (BD - Baudirektion). Zpočátku vedly podací protokoly samostatně i jednotlivé sekce: I. sekce pro právně-administrativní záležitosti železnictví včetně záležitostí místních drah, II. sekce pro finanční záležitosti železnic a železniční statistiku, III. sekce pro komerční záležitosti a IV. sekce pro záležitosti technické. Tato praxe skončila pravděpodobně poměrně záhy (1897) a podací protokol se zavedl společný.3 Do registratury se spisy ukládaly co nejdříve po vyřízení podle sekcí. Prezidium mělo vlastní registraturu u prezidiální kanceláře. Pro písemnosti důvěrného charakteru (razítko "Vertraulich") byl založen zvláštní protokol, vedený prezidiem. V protokolu všeobecném se uvedlo pouze důvěrné číslo jednací. Vojenské záležitosti (razítko "Vertraulich - Militärangelegenheit") protokoloval departement pro vojenské záležitosti. Naznačený systém převzalo po vzniku republiky i československé ministerstvo železnic.

Jiné zvyklosti panovaly v úřadech II. instance, kterými byla ředitelství státních drah.4 Každé ředitelství se v zásadě členilo na 8 základních oddělení (referátů): 1. osobní, humanitní a zdravotní, 2. právní a všeobecně správní, 3. stavba a udržování dráhy, 4. vozba a dílenská služba, 5. dopravní služba, 6. komerční služba (přeprava), 7. kontrola příjmů, 8. finanční a účetní.5 Podací protokol byl společný, ale rejstříky se vedly samostatně pro každé z odděleních. Kromě této základní evidence byla používána ještě kniha nečíslovaných podání na oddělení, lhůtník a číselník ministerských čísel. Samostatné registratury tvořily prezidiální spisy a spisy vojenské (razítko "M"). Důvěrné písemnosti rozeznává předpis prezidiální (razítko "Präsidialangelegenheit") a vojenské (razítko "vertrauliche Militärangelegenheit").

K prudkému nárůstu písemné produkce došlo po zestátnění velkých železničních společností v l.1906 - 1909. Zestátnění se odrazilo i ve změně dosavadních kancelářských předpisů. S platností od 1.1. 1910 je zaveden nový předpis pro ředitelství a pro výkonná místa (stanice, výtopny aj.).6

Nový jednací řád7 pověřil ředitelství některými novými úkoly, vyhraženými dříve ústřední správě: např. ředitelství v Praze zajišťovalo pro celou železniční síť přejímání vagonů od firmy Ringhoffer a zkoušky hnědého uhlí.8 Kancelářský předpis z r. 1909 nově stanovil množství podrobností spisové služby. Kancelář každého oddělení měla vlastní manipulační kancelář, která vedla podací protokol. Číslo jednací ("Z" - Zahl), tzv. běžné, bylo ve jmenovateli zlomku doplněno tzv. pořadovým číslem, které vyjadřovalo pořadí písemností (od číslovky 1 - tak, jak došly) k dané věci. Za takto složeným číslem jednacím následovala ještě šifra oddělení (obvyklých I až VIII, speciálních Praes - prezidium, Mt - vojenské záležitosti, FWT - pobočná přidělovna vozů aj.). Výhoda systému spočívala v možnosti priorování bez nutnosti zavádění nového běžného čísla. Větší množství podání bylo přirozeně třeba rozdělit do více běžných čísel a starší čísla jako priora připojit. Opačný způsob (posteriora) nebyl nikdy v dopravním rezortu užíván. Pokud se týká důvěrných záležitostí, zná předpis už písemnosti tajné (razítko "Geheim").

Spisy běžného roku a dvou let předchozích ukládala jednotlivá oddělení do příručních registratur manipulačních kanceláří. V prosinci každého roku se staré spisy založily do tzv. hlavní registratury (podle oddělení). Kancelářské knihy odváděly manipulační kanceláře po deseti letech. Prezidiální registraturu vedlo oddělení právní a všeobecně správní (druhé).

Kancelářský předpis se poprvé zabývá podrobněji otázkou skartací. Již nepotřebné spisy v hlavní registratuře se po 10 letech rozdělily na čtyři skupiny: přeprava, osobní spisy, finanční a účetní, spisy speciální a obecné povahy. Určený pracovník druhého oddělení měl provézt skartaci a historicky cenné spisy odevzdat do archivu (knihovny) ředitelství nebo do muzea státních drah ve Vídni. Do sběru vyřazený materiál se v protokolu červeně vyškrtl. Nevyřazené písemnosti starých ročníků (nad deset let) měly být každých pět let znovu proskartovány. Listiny (v právním smyslu i protokoly a plány) se od spisů oddělily obvykle v době vzniku a uložily se do archivu listin.

Jednotlivá ředitelství státních drah před platností nového kancelářského řádu manipulovala písemnosti podobně jako ministerstvo: zápis podání do společného protokolu bez členění na oddělení.

Ředitelství pro zestátněné železniční společnosti zavedly nový kancelářský řád v letech 1912 až 1914. Do té doby používaly soukromé společnosti různé ukládací systémy, založené buď na číselné řadě nebo ukládacích odděleních. Pravděpodobně nejsložitější členění registratury mělo společné ředitelství bývalé Jihoseveroněmecké spojovací dráhy (SNDVB) a Rakouské severozápadní dráhy (ÖNWB).9

Služebny státních drah (stanice, výtopny apod.) vyřazovaly svoje písemnosti jako makulaturu po 10 letech a ponechávaly si pouze rejstříky.

První světová válka s sebou přinesla devastaci registratur mnoha úřadů. Svůj podíl na této skutečnosti má zejména vyhláška ministerstva financí o honorování skartu.10 V září 1914 je novelizován kancelářský předpis z r. 1909. Jsou zaváděny skartační lhůty 3 a 10 let, které má zpracovatel vyznačit na spis. Spisy neoznačené, mající cenu právní, historickou, národohospodářskou apod. se neměli skartovat vůbec (dnešní znak "A"). Nejhorší následky způsobila válka (resp. příslušný úředník) v registratuře ředitelství pro tratě býv. společnosti státní dráhy (StEG), která byla téměř celá zničena, a to včetně protokolů.11

Nově vzniklé Československo převzalo metody úřadování z bývalého Předlitavska. Také v r. 1923 vydaný kancelářský řád pro ministerstvo, ředitelství a služební místa byl v podstatě překladem starších směrnic a jejich úprav.12

Teprve předpisy z r. 1924 znamenají kvalitativní obrat.13 Předpis pro ředitelství si podržel sice strukturu rakouského, ale byl rozšířen a dikce některých pasáží se zpřesnila. Změnily se také používané zkratky. Za číslo jednací se kromě oddělení zapisovaly tyto speciální útvary.: Řed.- ředitelské, Voj.- vojenské, M.S.- mimotarifní slevy, P.V.- pobočná přidělovna vozů, R- reklamace, A.K.- aktivní kontrola, P - pokladna. Do roku 1928 se tímto předpisem neřídilo pouze ředitelství v Košicích, u něhož byl zkušebně zaveden jiný systém - oddělení měly přiděleny určitý rozsah čísel jednacích.14

Nejvýznamnější změnou kancelářského předpisu pro ředitelství bylo - v první kapitole této studie popsané - doplnění o skartační řád. Byly rozeznávány skartační lhůty 3, 10 a 30 let. Tříleté spisy se vyřadily ještě před předáním do hlavní registratury, desetileté skartoval odborný referent příslušného oddělení a vyřazené třicetileté spisy revidoval železniční archiv. Jsou uváděny i písemnosti "A", které má ředitelství odevzdat po 30 letech archivu. Skartační řád obsahoval seznam a popis jednotlivých agend (věcných skupin) s příslušnými lhůtami. Oproti heslovému rejstříku vyniká toto uspořádání větší přehledností a jednoznačností; lépe se v něm orientuje. Kancelářský předpis z r. 1924 platil až do r. 1950 a byly podle něho skartovány všechny písemnosti ředitelství (včetně rozlukových spisů) z období do r.1918.

Předpis pro ministerstvo ze stejného roku byl o něco jednodušší než předpis pro ředitelství, jehož formální podobu si podržel. Manipulace písemností zůstala prakticky stejná jako předtím: nečleněná, numericko- chronologická řada. Nově jsou zavedeny některé speciální písemnosti: žluté spisy pro tiskový referát, zelené informační archy ministra a modré prezidiální spisy. Označení "tajné" se používalo pouze pro spisy vojenského charakteru, převážně mobilizační. Skartace se měly provádět podle samostatného předpisu, který ale nebyl nikdy vydán. Snaha o jeho zavedení vyústila v návrh skartačního řádu, který dostaly departementy k vyjádření v r. 1935 a vyjadřovaly se k němu tři roky. Schválen nakonec nebyl.

V kancelářském řádu pro ministerstvo dopravy z r. 1938 je oproti předchozímu pouze rozšířena část o manipulaci důvěrných písemností.15 Byla zřízena kancelář Pres. voj. (PV - prezidium vojenské), zpracovávající materiály tajné vojenské a mobilizační povahy (TAJ, MOB aj.). Důvěrné dokumenty vyřizovala - tak jako dříve - příslušná oddělení.

Po sloučení ministerstva železnic a ministerstva pošt a telegrafů do ministerstva dopravy jsou čísla jednací rozlišována značkami "D" (doprava) a "P" (pošty). Útvar býv. prezidia je nazván kabinetem ministra dopravy (značka "K"), zatímco označení prezidium (Pres.) používá oddělení přímo řízené generálním ředitelem protektorátních drah. Po reorganizaci v r. 1942 a rozšíření působnosti ministerstva o veřejnou technickou službu zanikají značky P a D. Ministerstvo dopravy a verejných prác Slovenskej krajiny a podobně i poválečné povereníctvo dopravy používaly spisovou manipulaci shodnou s předválečnými ředitelstvími drah - systém běžných a pořadových čísel popsaný vpředu. Do registratury se spisy ukládaly numericko - chronologicky podle oddělení.16

Snahy o decentralizaci vedly v r. 1949 k vytvoření Ústředního ředitelství Československých státních drah, n.p. Ústřední ředitelství vydalo s platností od 1.1.1950 svůj spisový řád, který nahrazoval - s výjimkou ustanovení o důvěrných spisech - v předchozím uvedenou instrukci pro ministerstvo dopravy z r. 1938.17 Písemnosti se napříště neměly zapisovat do podacího protokolu, ale do tzv. listovek (karet) vedených podatelnou podle systému desetinného třídění. Navíc se měla podání zapisovat ještě do číselníků, lhůtníků a rejstříků. Vyřízené písemnosti se měly po roce předat z příručních spisoven do spisovny ústřední. Skartace zůstaly zatím neupraveny. Přesně za rok byl tento spisový řád nahražen novým, platným i pro oblastní ředitelství drah.18 Současně s ním vstoupil 1.1.1951 v platnost spisový plán ČSD, obsahující velmi přesné rozdělení agend podle desetinného třídění.19 Zavedení desetinného třídění bylo důsledkem normy ČSN 1411 Spisový a archivní řád pro podniky a ČSN 1412 Spisový plán pro podniky upravených pro potřeby ČSD. Základ spisové značky tvořilo deset hlavních tříd (0 až 9, od věcí všeobecných ke konkrétním), dále 10 skupin, 10 podskupin, následovala desetinná tečka a možnost dalších 10 třídicích znaků. Značku 921.1 lze rozložit takto: 92 - Nákladní doprava a řízení vlakové dopravy, 921 - Mezinárodní nákladní doprava, 921.1 - Organizace mezinárodní nákladní dopravy. Za značkou následoval zlomek a v jeho jmenovateli pořadové číslo, rok a označení útvaru (referenta). Zmíněný spisový plán je pravděpodobně nejlepším výčtem železniční agendy a i v současnosti může být použitelný např. pro tvorbu skartačního rejstříku.

Používání desetinného systému netrvalo dlouho. S platností od 1.8.1953 je Kancelářským řádem pro správy drah zaveden opět podací protokol.20 Nový předpis obsahoval podrobnější ustanovení o ukládání vyřízených písemností. Vracel se k praxi odvodu kancelářských knih do spisovny po 10 letech. Zároveň dával návod k vedení sbírky listin (spravuje archiv správy dráhy) podle tratí, stanic, jmen stran. Dokumenty, které pozbyly platnosti, měly být předány ÚDA. V otázce skartací odkazoval předpis na rozkaz ministra železnic č. 65m (srovn. první část studie).

Ministerstvo dopravy nikdy neustoupilo od starého systému podacích protokolů. Po vytvoření hlavních správ (1951) tyto útvary vedly samostatně evidenci došlých podání. Samostatně protokoloval útvar ZÚ (zvláštní úkoly) a zvláštní evidenci podléhaly spisy vojensko - železniční (VŽ) a vojenské (PV - termín Pres. voj. po válce užíván není). 1.7.1956 vstoupil v platnost nový kancelářský řád pro ministerstvo dopravy Oo8. Ten je následující rok novelizován: opětovně, s platností od 1.10.1957 je zavedeno označování spisů skartačním znakem a lhůtou podle směrnic z roku 1953.21 Nižší organizační jednotky - oddělení dráhy (sloužily k operativnímu řízení provozu) a hospodářské jednotky drah - používaly směrnice pro kancelářskou službu Oo 5 (platné od 1.2.1955) a Oo 6 (platné od 1.5.1955). Provozní oddíly, vzniklé z oddělení drah používaly spisový řád, platný od 1.9.1963.22 Písemnosti se podle něho evidovaly v podacím protokolu, rejstřících a číselnících. Vyřízené spisy se po roce ukládaly v sekretariátu a výběr z nich se měl odvádět archivu správy dráhy.

Zajímavý je poválečný vývoj manipulace s utajovanými skutečnostmi. V r.1952 bylo zavedeno označování utajovaných písemností užívané dodnes.23 Od té doby jsou rozlišovány (kromě písemností důvěrných) materiály tajné (T, Taj.), přísně tajné (PT) a přísně tajné zvláštní důležitosti (PTZD). Povaha spisů je zřejmá již z jednacího čísla: spisy T mají před vlastním číslem nulu, PT a PTZD pak nuly dvě. Pro všechny skupiny vedlo oddělení ZÚ samostatný protokol. Množství utajovaných skutečností postupem doby kolísalo. Po úpravě v r. 1957 došlo k výraznému zpřísnění.24 Od té doby již rozsah utajovaných údajů rozšiřován nebyl a v současné době je omezen prakticky jen na vojenské záležitosti.

Teprve v r. 1960 je zveřejněna nová skartační směrnice, rušící obě předchozí z r. 1953.25 Má formu skartačního řádu s rejstříkem používanou i v současnosti. Hned v úvodu jsou vyjmenovány agendy, které je nutné trvale uchovat. Vysvětlení skartačních znaků je doplněno příklady. Také skartační rejstřík je velmi podrobný. Následující předpis platný od 1.1.1975 není již tak jednoznačný.26 Zjednodušily se úvodní části skartačního řádu a zestručnil se také rejstřík. Zmenšil se počet hesel, které nahradily výrazy jako závažné, podružné, ostatní. Snížení počtu skartačního znaku "V" se dosáhlo nejen vypuštěním hesel, ale i zvětšením skupiny písemností "S". Zároveň došlo ke zkrácení skartačních lhůt. Kupříkladu heslo "Arbitráž", obsahující ve směrnici z r. 1960 jedenáct podhesel (dvě V5, jedno S3, ostatní A3 až A10) se zmenšilo v novém předpisu na podhesla tři (dvě A5, jedno S5). Tento předpis byl znovu vydán v r. 1979 bez podstatnějších úprav a je de jure platný dodnes.27

V roce 1974 vstoupila v platnost i Směrnice pro vyřazování utajovaných písemností, platící dodnes.28 Směrnice stanovuje, že dokumenty skupin "A" a "V" mohou být podrobeny skartačnímu řízení po 15 letech (PTZD), 10 letech (PT) a pěti letech (T). Do archivu se mají předávat pouze odtajněné písemnosti. Na Slovensku je nejnověji upravena otázka skartací a manipulace s utajovanými písemnostmi směrnicí z r. 1994.29

Při reorganizační smršti v letech 1992 - 1993 vydalo ústřední ředitelství ČSD resp. ČD dvě skartační směrnice, které nebyly konzultovány s příslušným archivním orgánem (tehdy SÚA) a jsou tedy neplatné. Úroveň té poslední - používané a údajně platné - z května 1993 je obdobná jako u směrnice z r.1974.30


1 Bericht der österr. Eisenbahnarchivs über das Jahr 1912. Wien 1913.
2 Vorschrift über die formelle Behandlung der Acten beim Eisenbahnministerium. Wien 1897.
3 Srovn. Mechtler, Paul: Inventar des Verkehrs-archivs Wien. Inventare Österreichischer Archive IX. Wien 1959, s. 98.
4 Vorschrift über die formelle Behandlung der Acten bei der k.k. Staatsbahndirection Pilsen. Plzeň 1897.
5 Geschäftsordnung für die k.k. Staatsbahndirection. Wien 1897.
6 Kanzleivorschrift für die k.k. Staatsbahndirectionen. Wien 1909.
7 Geschäftsordnung für die k.k. Staatsbahndirection. Wien 1909.
8 Příloha tamtéž.
9 Svazek "registratura". SÚA Praha, fond LKMŽ, kr.1
10 Výnos rakouského ministerstva financí z 9.4.1869 č.3886-225, úřední list č.15 pozměněný č. MF 58523 z 1.10.1912. Podrobněji čj. MŽ 71876/1921. SÚA Praha, fond MŽ.
11 Tachecí Alois: K otázce železničního archivu Č.S.R. In: Časopis pro železniční právo a politiku č.8, roč. 1 (1923).
12 Předpis o formální manipulaci se spisy u Čs. st. drah pro ministerstvo železnic, ředitelství státních drah a služební místa. (kancelářský řád). Praha 1923.
13 Kancelářský předpis pro ředitelství státních drah. Praha 1924. Kancelářský předpis pro ministerstvo železnic. Praha 1924, 1929.
14 Zprávy o činnosti ŽA. čj. 19461/1928 jako prius u čj.29613/1936. SÚA Praha, fond MŽ, kr. 2164.
15 Kancelářský předpis pro ministerstvo dopravy. Praha 1938.
16 Bielik F., Sopko J., Labo Š., Juck Ĺ.: Ministerstvo dopravy a verejných prác, rezort verejných prác 1939 - 1945, inventárny zoznam. SŠÚA Bratislava 1961. Križková J.: Povereníctvo dopravy 1945 - 1960. Čiastkový inventár. SŠÚA Bratislava 1968.
17 ČSD A11, Spisový řád pro ústřední ředitelství Československých drah, národního podniku. 1950.
18 ČSD A11, Spisový řád pro ústřední ředitelství Československých státních drah, národního podniku. 1951.
19 ČSD A 12, Spisový plán Československých státních drah, národního podniku. 1951.
20 ČSD A 11, Kancelářský řád pro správy drah. Praha 1954.
21 Doplnění kancelářského řádu č.j. MD 28250/57 z 25.7.1957.
22 ČSD Oo 7a, Spisový řád provozních oddílů. Praha 1963.
23 Směrnice Ministerstva národní bezpečnosti pro utajování skutečností důležitých pro obranu a bezpečnost státu a pro socialistickou výstavbu republiky ze dne 30.6.1952, č.j. S-8777/40-taj-52. Směrnice pro zacházení se spisy, jejichž obsah je nutno v obecném zájmu utajit před nepovolanými osobami ze dne 30.7.1952 č.j. S-8778/40-52.
24 Směrnice pro zacházení s písemnostmi, které obsahují skutečnosti tvořící předmět státního, hospodářského a služebního tajemství, schválené vládním usnesením č. 807, ze dne 2.8.1957, MV č.j. Sv-05375/40-57-A. Seznam utajovaných skutečností v oboru ministerstva dopravy z 1.10.1957 č.j. MD 01369/1957.
25 ČSD Oo 9. Směrnice pro vyřazování (skartaci) písemností v oboru působnosti ministerstva dopravy. Praha 1960.
26 M 25 Směrnice pro vyřazování písemností v působnosti federálního ministerstva dopravy, platí od 1.10.1974.
27 Směrnice M 25, platí od 1.1.1979.
28 M 25/1 Směrnice pro vyřazování utajovaných písemností, platí od 1.1.1975.
29 Spravodajca ministerstva dopravy, spojov a verejných prác SR č.2 z 1.4.1994. Obdobně spisový poriadok ministerstva byl uveřejněn ve Spravodajci č. 5 z 1.10.1993.
30 Skartační řád pro vyřazování písemností v působnosti s.o. České dráhy. Schváleno 31.5.1993, příloha 4 Věstníku oblastního ředitelství Praha č. 6/1993.

<<- Předchozí kapitola | Další kapitola ->>

  Použití údajů z tohoto webu pro Vaši potřebu (©)
Poslední aktualizace:
Nahoru